HR人力资源管理软件

人力资源管理功能

  1.薪资和福利计算程序。 这类程序通常可用于管理企业薪资和福利计算的全过程,其中包括企业的薪资和福利政策设定、自动计算个人所得税、自动计算社会保险等代扣代缴项目。通常,这些程序还可以根据公司的政策设置并计算由于年假、事假、病假、婚假、丧假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资和福利的扣减,能够设定企业的成本中心并按成本中心将薪资和总账连接起来,直接生成总账凭证,还能存储完整的历史信息供查询和生成报表;这类系统也可处理部分简单的人事信息。

  2.培训管理系统。 如何能留住人才一直是困扰企业主管的难题。诺基亚中国学院曾做过一次调查分析,其结果是培训机会仅列在个人事业发展空间之后,在保持人才留用的诸多因素中位居第二。由此可见培训对于留住人才的重要性。同时,培训也是改进企业服务、产品质量、工作效率的有效途径之一。培训管理系统一般通过培训需求调查、预算控制、结果评估和反馈以及培训结果记载等手段,实现培训管理的科学化,并且和人力资源信息有机地联系起来,为企业人力资源的配备和员工的升迁提供科学的依据。   在此值得一提的是,虽然严格地讲,基于计算机的培训管理系统不能归于人力资源管理系统,但由于学员可以不受时间、地点和教员讲课水平的限制,自学后通过联机考试,其结果也可以记入人力资源管理系统中,因而受到很多公司的青睐。不少公司甚至自己组织力量投资开发专用的培训软件。现在,“线上学习”(e-learning)如同Internet一样,正在风靡全球,它不仅可以节约可观的训练费用和人力投资,而且,正在给传统的培训业造成一定的冲击。有人甚至断言“线上学习”将成为未来的主要学习途径。

  3.考勤管理程序。 为了有效地记载员工的出勤情况,很多企业购置了打卡机、考勤机等设备。考勤管理程序一般都与这些设备相接,根据事先编排的班次信息,过滤掉错误数据,生成较为清晰的员工出勤报告,并可转入薪资和福利程序中,使考勤数据与薪资计算直接挂钩。其生成的文档还可作为历史信息保存,用于分析、统计和查询。

  4.人力资源管理系统。 人力资源管理系统从科学的人力资源管理角度出发,从企业的人力资源规划开始,一般包括招聘、岗位描述、培训、技能、绩效评估、个人信息、薪资和福利、各种假期、到离职等与员工个人相关的信息,并以一种相容的、一致的、共享的、易访问和检取的方式储存到集中的数据库中,从而将企业内员工的信息统一地管理起来。其灵活的报表生成功能和分析功能使得人力资源管理人员可以从繁琐的日常工作中解脱出来,将精力放到更富有挑战性和创造性的人力资源分析、规划、员工激励和战略等工作中去。完整的历史信息记载了员工从面试开始到离职整个周期的薪资、福利、岗位变迁、绩效等信息。同时由于这类系统可管理较全面的人力资源和薪资数据,因而还可以生成许多综合性的报表供企业决策人员参考,如生成按岗位的平均历史薪资图表,员工配备情况的分析图表,个人绩效与学历、技能、工作经验、接受过的培训等关系的分析等等。

  5.eHR。 Internet/Intranet不仅冲击了传统的市场、供应、销售和服务等领域,也给人力资源管理带来了新的挑战和机遇。eHR实际上是一种基于Internet/Intranet的人力资源管理系统。为了将人力资源管理人员从繁重琐碎的日常事务性工作中解脱出来,eHR强调员工的自助服务,如果员工的个人信息发生了变化,他本人就可以去更新自己的信息,经过一定的批准程序即可生效。同样,对于培训、假期申请、报销等日常的行政事务也可作类似处理。这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量,也较好地保证了数据的质量和数据更新的速度。而且由于Internet不受时间和地理位置的限制,即使经理远在国外,他也可以及时地处理其员工的各种申请,不会因为人不在公司而影响工作。同时,公司的各种政策、制度、通知和培训资料也可通过这种渠道来发布,有效地改善了公司内部沟通途径。eHR对公司的硬件环境、员工的素质和公司的管理水平都提出了较高的要求;这是eHR在现阶段发展的一个最主要的制约因素。   

此外,还有一些较为专用的系统,如用于福利管理和规划的专用程序等,在此不一一列举。

应用人力资源管理系统的作用  

1、整合的、集中的信息源

  首先,我们可以反思一下,企业里现有有关人力资源方面的信息是如何保存和查找的?可能会用自编程序、FoxBase或Excel来计算员工的工资,而员工的养老金信息、合同信息、个人信息等可能被存放于多个Word或Excel文件中或打印出来放在文件柜里。这种分散的信息源,在信息的采集、整理和更新时会产生许多重复的工作,造成人工浪费,其保存和查找也是一个相当困难的过程,而要使所有的信息得到及时的更新从而保持相容的状态则几乎是不可能的。当政府部门、股东或上级机构需要一份报表时,往往会从计算工资的文件里得到最新的员工人数和姓名,从另一个文件里获得他们的合同信息,再从其他文件里获取他们的年龄、生日、教育、性别等信息。由于它们都是分散保留的,因此将这些分散的信息匹配在一起,其工作量是可想而知的;而由于信息的分散存储造成信息不一致或不完全的情况,则更令人束手无策。时常会出现凭记忆或拍脑袋,人为“调平”数据的现象。而采用人力资源管理系统,就可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来,有效地减少了信息更新和查找中的重复劳动,保证了信息的相容性,从而大大地提高了工作效率,还能使原来不可能提供的分析报告成了可能。

2、易访问、易查询的信息库

  在没有采用和实施人力资源管理系统之前,当企业管理人员要统计数字时,往往依赖于某个人或某些人来获取。首先是找到人力资源部的相关人员,由他们从不同的计算机文件、打印件或档案柜中查找相关的信息,再汇总后提交。这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完成。在采用和实施人力资源管理系统之后,就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。企业管理人员只要获取了相应的权限,就可以随时进入系统,直接查阅相应的信息。如某厂在采用和实施人力资源管理系统之后,一位老总在随意浏览全厂人事信息时,偶然发现某位员工在某月有多天的加班工资,而他记得该员工曾在该月请了多天病假。这种现象其负面影响往往会远远超出几十块钱的加班费。试想一下,如果同部门的另一位员工也请了若干天的病假并且被扣了部分病假工资,那么这位员工会如何对待工作?其他员工又会有什么样的想法?像这种审计过程,在没有人力资源管理系统支持之前几乎不可能实现。企业的老总可能会因为工作的繁忙而无暇顾及“小事”,也可能会因为其他因素不便细查,或者他也想不到会有某种舞弊的现象存在。而人事部门提供的报告毕竟只是静态的、汇总的,可能是经过人为过滤的和一个侧面的信息。实施了人力资源管理系统之后,老总也许只是利用五分钟的空闲时间就可以浏览一下系统,不仅可以得到较为全面的、详细的、未经过滤的第一手人事信息,发现不公平的现象,甚至还可以从中得到某些灵感和启发,从而改进企业的管理。这种透明性还可以规避企业管理中潜在的风险。

3、有利于体现公平性原则,留住人才

  不少企业都不同程度上存在着人才流失现象;对此,除了抱怨外部环境以外,往往拿不出较为有效的办法。人才流失除了因为薪资因素之外,还有很多其他因素,如工作环境、领导公平与否、培训机会和个人前途等等。现在不少人利用业余时间学习了很多的课程,得到了证书,有了一技之长。但是,按以往的情形,除了有机会在领导面前显示外,他很难得到相应的岗位和报酬。同时,在掌握了充分的技能之后,该员工也不会安心现在的岗位,结果是远走高飞。如果将技能输入人力资源管理系统,在某个岗位需要人时,先搜寻一下企业内部是否有合适的人选,这样也许会留住一部分人才。再如,在提拔干部时,是根据谁在领导面前表现得多,还是根据他的知识、技能和以往的绩效呢?体现公平原则不仅在于选拔出合适的人才,而且它还给员工一种暗示:个人在本企业的前途不在于是否善于在领导面前表现,而是在于个人的努力程度,从而达到激励员工的目的。体现公平性原则不应只是一句口号,它需要企业在制度上予以保证和必要的系统工具支持。人力资源管理系统就是一种非常有效的辅助工具。

4、提高管理水平

  采用和实施人力资源管理系统不仅仅是为了提高工作效率。应该看到,在实施人力资源管理系统后,经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识,同时也可以生成综合的分析报表供企业领导人在决策时参考。如在薪资普调或薪资体系变更前,生成按岗位的历史薪资分析报告等,可辅助企业领导决策科学化。

  实施人力资源管理系统的过程本身也包含着回顾企业本身的机构和岗位设置、管理流程、薪资体系等等,并根据软件中所蕴含的先进管理思想来改变现行的体系。在实施的过程中可以看到这样一种现象:管理水平相对完善的企业,实施工作往往会比管理水平相对较低的企业容易;而管理水平较低的企业在实施过程中也会迅速地暴露出本企业在人力资源管理中存在的问题。同时,实施过程也是一个反思先行制度,重组、改进和提高管理水平的契机。

  另外需要说明的一点是,信息的透明和安全是一对矛盾的两个方面。人力资源管理系统的安全性设计使得机密的人事薪资信息处在一种“受控”状态下的透明。只有得到系统授权的用户才可以访问被允许获取的信息。因此,我们不需要担心会因为采用人力资源管理系统而降低了人事薪资信息的保密性,相反,信息的安全性会因为人力资源管理系统的采用而得到加强。

 

 

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